Mahnfrei

Datenschutzerklärung

Stand: 2. November 2026

1. Verantwortlicher

Muhammed Ikbal Altinpinar, Mahnfrei, Sieldeich 42, 20539 Hamburg
E-Mail: hallo@mahnfrei.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht.

2. Das Wichtigste in Kürze

3. Hosting und Server-Logdateien

Diese Website und die Mahnfrei-App (app.mahnfrei.de) werden bei Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA, gehostet. Bei jedem Aufruf verarbeitet Netlify technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystem-Informationen. Das ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität zu sichern und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und fehlerfreie Betrieb der Website. Die Logdaten werden von Netlify nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

Mit Netlify besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Netlify ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

4. Besucherzählung mit Cloudflare Web Analytics

Um zu verstehen, wie viele Menschen diese Website besuchen und welche Seiten sie aufrufen, nutzen wir Cloudflare Web Analytics von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Dafür lädt jede Seite ein kleines Skript von Cloudflare. Es übermittelt die aufgerufene Seite, die Seite, von der Sie kamen (Referrer), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, das ungefähre Land sowie Ladezeiten. Dabei wird technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse an Cloudflare übertragen.

Cloudflare Web Analytics setzt keine Cookies, speichert nichts auf Ihrem Gerät und erstellt nach Angaben von Cloudflare keine Profile, mit denen Sie über mehrere Websites hinweg wiedererkannt werden. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen, keine einzelnen Personen. In der Mahnfrei-App (app.mahnfrei.de) wird das Skript nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, die Reichweite und Ladezeit unserer Website zu messen und sie zu verbessern. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen, etwa per E-Mail oder indem Sie das Skript mit einem Werbe- oder Skriptblocker in Ihrem Browser blockieren.

Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Für sonstige Übermittlungen und für den Fall, dass die Zertifizierung entfällt, hat Cloudflare die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Cloudflare bewahrt die einzelnen Messdaten nach eigenen Angaben sieben Tage auf. Danach werden sie für längerfristige Auswertungen zusammengefasst; die Statistiken sind im Dashboard bis zu sechs Monate abrufbar.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

6. E-Mail-Versand über Brevo

Für den Versand von E-Mails nutzen wir Brevo (Brevo SAS, 9-17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich; Vertragspartner in Deutschland: Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin). Darüber laufen die E-Mails der Mahnfrei-App (zum Beispiel die Bestätigung Ihrer Adresse, der Hinweis vor einer Erinnerung und der Wochenbericht) sowie die Zahlungserinnerungen, die Nutzer von Mahnfrei an ihre Kunden schicken. Die Daten werden auf Servern in der EU gespeichert. Mit Brevo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Brevo protokolliert technisch, ob eine E-Mail angenommen, zugestellt oder abgewiesen wurde, und teilt uns diesen Zustellstatus automatisch mit (zum Beispiel „zugestellt“, „Adresse existiert nicht“ oder „als Spam markiert“, gegebenenfalls mit der technischen Begründung des empfangenden Mailservers). Wir speichern ihn beim Versandverlauf der jeweiligen Rechnung, um den Nutzer auf eine falsche Adresse hinzuweisen und keine weiteren E-Mails an nicht erreichbare Adressen zu schicken. Ob eine E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde, erfassen wir nicht. Auch die Bestätigungs- und Passwort-E-Mails der Anmeldung (Supabase) werden über den Mailserver von Brevo versendet.

7. Mahnfrei-App

Konto. Wenn Sie ein Konto anlegen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als sicherer Hash) sowie die Angaben zu Ihrem Betrieb, die Sie in den Einstellungen eintragen (Firmenname, Absendername, Antwortadresse, Signatur, IBAN). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Damit Sie angemeldet bleiben, speichert die App einen Anmelde-Schlüssel im Speicher Ihres Browsers. Das ist für den Dienst technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Rechnungsdaten. Die Rechnungen und Kundendaten, die Sie erfassen, verarbeiten wir in Ihrem Auftrag. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung in den Nutzungsbedingungen. Das Auslesen von PDF-Rechnungen geschieht in Ihrem Browser; die Datei wird erst beim Speichern übertragen.

Kontoauszug-Abgleich. Wenn Sie einen Kontoauszug als CSV-Datei hochladen, wird die Datei nur in Ihrem Browser gelesen und nicht an uns übertragen. Gespeichert werden nur die Zahlungen, die Sie einer Rechnung zuordnen (Betrag und Datum), sowie eine nicht rückrechenbare Prüfsumme der Buchung, damit dieselbe Zahlung nicht zweimal verbucht wird. Namen, Kontonummern und Verwendungszwecke aus dem Kontoauszug speichern wir nicht.

Hinweise per E-Mail. Wir schicken Ihnen E-Mails, die für den Dienst nötig sind, etwa die Bestätigung Ihrer Adresse, das Zurücksetzen des Passworts und den Hinweis am Vortag einer Erinnerung. Den Hinweis am Vortag können Sie in den Einstellungen abschalten.

Dienstleister. Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung: Supabase Pte. Ltd., Singapur; die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, für Zugriffe aus Drittländern gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). E-Mail-Versand: Brevo (siehe Abschnitt 5). Mit beiden besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Speicherdauer. Solange Sie Ihr Konto nutzen. Sie können Ihre Daten in den Einstellungen jederzeit als Tabelle exportieren und Ihr Konto dort selbst löschen; dabei werden Rechnungen, PDF-Dateien, Versandverlauf und Einstellungen sofort entfernt. Beenden Sie die Nutzung auf anderem Weg, löschen wir Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

8. Sie haben eine Zahlungserinnerung über Mahnfrei bekommen?

Dann hat ein Unternehmen, bei dem Sie eine offene Rechnung haben, Mahnfrei mit dem Versand beauftragt. Verantwortlich für Ihre Daten ist dieses Unternehmen; sein Name steht im Absender und in der Nachricht. Wir verarbeiten Ihre Daten nur in dessen Auftrag. Fragen zu Ihren Daten richten Sie bitte an das Unternehmen; Ihre Antwort auf die Erinnerung geht direkt dorthin.

Seite zur Rechnung. Jede Erinnerung enthält einen persönlichen Link zu einer Seite, auf der Sie die Zahlungsdaten sehen und dem Unternehmen mitteilen können, dass Sie bereits bezahlt haben, bis wann Sie zahlen, dass Sie in Raten zahlen möchten oder welche Frage Sie zur Rechnung haben. Der in der Erinnerung gezeigte QR-Code wird beim Öffnen der E-Mail von unserem Dienstleister Supabase geladen; dabei wird technisch Ihre IP-Adresse übertragen. Teilen Sie etwas mit, speichern wir die Art der Mitteilung, den Zeitpunkt, ein angegebenes Zahlungsdatum, gewünschte Raten (Anzahl, Termine, Beträge) und Ihre Nachricht bei der Rechnung und geben dies an das Unternehmen weiter. Wird eine Ratenzahlung vereinbart, erhalten Sie den Ratenplan und gegebenenfalls Erinnerungen an einzelne Raten per E-Mail. Auch das geschieht im Auftrag dieses Unternehmens. Auf der Seite werden keine Cookies gesetzt und keine Besuche gezählt.

9. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung). Wir löschen die Daten, sobald sie dafür nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unser E-Mail-Postfach wird von Proton AG, Route de la Galaise 32, 1228 Plan-les-Ouates, Schweiz, betrieben. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

10. Empfänger

Ihre Daten erhalten nur die oben genannten Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose E-Mail an hallo@mahnfrei.de genügt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.