Nutzungsbedingungen

für die kostenlose Testphase von Mahnfrei, einschließlich Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Stand: 31. Oktober 2026

1. Anbieter

Muhammed Ikbal Altinpinar, Mahnfrei, Sieldeich 42, 20539 Hamburg, E-Mail: hallo@mahnfrei.de („Anbieter“).

2. Was Mahnfrei ist

Mahnfrei ist eine Software, mit der Sie offene Rechnungen erfassen und Ihre Kunden automatisch per E-Mail an die Zahlung erinnern lassen. Die Erinnerungen werden in Ihrem Namen und nach Ihren Einstellungen versendet. Mahnfrei ist kein Inkassodienst: Wir ziehen keine Forderungen ein, kaufen keine an und prüfen sie nicht rechtlich. Mahnfrei ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

3. Wer Mahnfrei nutzen darf

Mahnfrei richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, also Betriebe, Selbstständige und Freiberufler, die Mahnfrei für ihre berufliche Tätigkeit nutzen. Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass das auf Sie zutrifft.

4. Kostenlose Testphase

Während der Testphase ist Mahnfrei kostenlos. Wir entwickeln Mahnfrei laufend weiter; Funktionen können sich ändern, hinzukommen oder wegfallen. Einen Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit gibt es in der Testphase nicht.

Ein kostenpflichtiges Abo entsteht nie automatisch. Bevor Mahnfrei etwas kostet, informieren wir Sie per E-Mail über Preis und Bedingungen. Ein Abo kommt nur zustande, wenn Sie ausdrücklich zustimmen. Wir können die Testphase mit einer Frist von 14 Tagen per E-Mail beenden.

5. Ihre Pflichten

• Sie erfassen nur Rechnungen, deren Forderung besteht und fällig ist oder fällig wird.
• Sie prüfen die automatisch erkannten Angaben (Betrag, Fälligkeit, Empfänger) vor dem Speichern.
• Sie dürfen den Rechnungsempfänger per E-Mail an die Zahlung erinnern und verantworten den Inhalt der Erinnerungen, den Sie über Ihre Einstellungen bestimmen.
• Sie markieren eingegangene Zahlungen zeitnah als bezahlt oder pausieren Erinnerungen, wenn es dafür einen Grund gibt.
• Sie halten Ihre Zugangsdaten geheim und informieren uns, wenn Sie einen Missbrauch vermuten.
• Sie nutzen Mahnfrei nicht für Werbung, Belästigung oder andere rechtswidrige Zwecke.

6. Haftung

Da die Testphase unentgeltlich ist, haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Unberührt bleibt die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz. Bewahren Sie Ihre Rechnungen und Unterlagen bitte weiterhin in Ihrem eigenen Programm auf; Mahnfrei ist kein Archiv im Sinne der Aufbewahrungspflichten.

7. Ende der Nutzung

Sie können die Nutzung jederzeit beenden. Schreiben Sie dazu eine E-Mail an hallo@mahnfrei.de; wir löschen Ihr Konto und alle zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Bei schweren Verstößen gegen diese Bedingungen können wir ein Konto sperren.

8. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Wenn Sie Rechnungen in Mahnfrei erfassen, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag. Für diese Verarbeitung gilt dieser Abschnitt als Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Sie sind Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter.

8.1 Gegenstand, Dauer, Zweck. Speicherung und Auslesen von Rechnungsdaten sowie Versand von Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden, für die Dauer Ihrer Nutzung von Mahnfrei.

8.2 Art der Daten. Name und E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers, Rechnungsnummer, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, die hochgeladene Rechnung (mit den darin enthaltenen Angaben, etwa Anschrift und Leistungen), Notizen sowie der Verlauf der versendeten Erinnerungen.

8.3 Betroffene Personen. Ihre Kunden und deren Ansprechpartner.

8.4 Weisungen. Wir verarbeiten die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung. Weisung sind diese Bedingungen sowie Ihre Eingaben und Einstellungen in Mahnfrei. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, informieren wir Sie unverzüglich. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur im Rahmen dieser Bedingungen (siehe 8.7) oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind; in diesem Fall informieren wir Sie vorab, soweit das Gesetz es erlaubt.

8.5 Vertraulichkeit. Zugriff auf die Daten haben nur Personen, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und den Zugriff für den Betrieb von Mahnfrei benötigen.

8.6 Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO). Verschlüsselte Übertragung (TLS) für alle Verbindungen; verschlüsselte Speicherung beim Hosting-Anbieter; strikte Trennung der Konten auf Datenbankebene, sodass jeder Nutzer nur seine eigenen Daten sehen kann; Passwörter werden nur als sicherer Hash gespeichert; Zugriff auf die Verwaltung nur für den Anbieter mit starker Anmeldung; regelmäßige Sicherungen durch den Hosting-Anbieter.

8.7 Unterauftragsverarbeiter. Sie erteilen die allgemeine Genehmigung, folgende Unterauftragsverarbeiter einzusetzen:

• Supabase Pte. Ltd., Singapur: Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Für Zugriffe aus Drittländern gelten die EU-Standardvertragsklauseln für Datenübermittlungen (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914).
• Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin (Konzern: Brevo SAS, Paris): Versand der E-Mails, Verarbeitung in der EU.
• Netlify, Inc., San Francisco, USA: Auslieferung der Anwendung; verarbeitet technische Verbindungsdaten. Zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln.

Über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter informieren wir Sie vorab per E-Mail. Sie können innerhalb von 14 Tagen widersprechen und die Nutzung beenden. Wir legen jedem Unterauftragsverarbeiter vertraglich dieselben Datenschutzpflichten auf, die in diesem Abschnitt für uns gelten, und haften Ihnen gegenüber für deren Einhaltung.

8.8 Unterstützung. Wir unterstützen Sie mit geeigneten Maßnahmen bei Anfragen betroffener Personen (Art. 12 bis 22 DSGVO) sowie bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, also bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Datenschutzverletzungen, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und einer vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde. Eine Verletzung des Schutzes Ihrer Daten melden wir Ihnen unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, mit den Angaben, die Sie für Ihre eigene Meldung benötigen. Wendet sich eine betroffene Person direkt an uns, leiten wir die Anfrage an Sie weiter.

8.9 Löschung und Rückgabe. Löschen Sie eine Rechnung, wird sie mit Anhang und Verlauf gelöscht. Nach Ende der Nutzung geben wir Ihnen die Daten auf Wunsch als Datei heraus und löschen sie anschließend, spätestens nach 30 Tagen, sofern keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Soweit beim Hosting-Anbieter Sicherungskopien bestehen, werden sie spätestens nach 30 Tagen überschrieben; gelöschte Daten stellen wir daraus nicht wieder her, außer Sie verlangen es. Die Löschung bestätigen wir Ihnen auf Anfrage.

8.10 Nachweise und Kontrollen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Abschnitts erforderlich sind, und ermöglichen Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten Prüfer nach angemessener Vorankündigung. Vorrangig erfolgt der Nachweis durch Unterlagen sowie Zertifikate und Berichte unserer Unterauftragsverarbeiter.

8.11 Vorrang. Bei Widersprüchen geht dieser Abschnitt den übrigen Nutzungsbedingungen vor. Er orientiert sich an den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission für die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915).

9. Änderungen und Schluss

Ändern sich diese Bedingungen, informieren wir Sie mindestens 14 Tage vorher per E-Mail. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand für Kaufleute ist Hamburg.