Was gehört in eine Zahlungserinnerung?
Eine gute Zahlungserinnerung ist kurz und lässt keine Fragen offen. Ihr Kunde sollte sofort erkennen, um welche Rechnung es geht und was er tun soll.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, damit die Rechnung schnell gefunden wird
- der offene Betrag und seit wann er fällig ist
- eine klare Bitte, bis wann gezahlt werden soll
- Ihre Bankverbindung, mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck
- ein Satz für den Fall, dass sich Zahlung und Erinnerung überschnitten haben
Ein Vorwurf gehört nicht hinein. Meist ist die Rechnung einfach untergegangen, und ein freundlicher Ton erhält die Kundenbeziehung.
Zahlungserinnerung, 2. Erinnerung, Mahnung: der übliche Ablauf
| Stufe | Wann | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | einige Tage nach Fälligkeit | freundlich, ohne feste Frist oder mit kurzer Frist |
| 2. Erinnerung | etwa 1 bis 2 Wochen später | sachlich, mit konkretem Datum |
| Mahnung | etwa 1 bis 2 Wochen später | bestimmt, mit letzter Frist |
Diese Abstände sind keine Pflicht, sondern ein bewährter Rhythmus. Wichtiger als die genaue Zahl ist, dass Sie überhaupt und regelmäßig nachfassen.
Ab wann ist ein Kunde in Verzug?
Steht auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum, ist Ihr Kunde in der Regel ab dem Tag danach in Verzug. Ohne festes Datum tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Privatkunden gilt das nur, wenn Sie auf der Rechnung auf diese Folge hingewiesen haben. Sonst bringt erst eine Mahnung den Kunden in Verzug.
Ab Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB), allerdings nur bei Geldforderungen und nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Ob und wie Sie das geltend machen, ist Ihre Entscheidung. Viele kleine Betriebe verzichten bei der ersten Erinnerung bewusst darauf.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft eine Anwältin, ein Anwalt oder Ihre Kammer weiter.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich keiner: Auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung ist eine Mahnung. Im Alltag nennt man die erste Nachricht Zahlungserinnerung und die späteren, deutlicheren Schreiben Mahnung.
Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Eine bestimmte Zahl schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich sind eine Zahlungserinnerung, eine zweite Erinnerung und eine letzte Mahnung.
Darf ich eine Zahlungserinnerung per E-Mail schicken?
Ja. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Heben Sie die gesendete E-Mail auf, damit Sie später zeigen können, wann Sie was an wen geschickt haben.
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