Warum offene Rechnungen im Handwerk so häufig sind
Im Handwerk liegt zwischen Auftrag und Bezahlung oft viel Zeit: Material wird vorfinanziert, Abschlagsrechnungen laufen, die Schlussrechnung kommt erst nach der Abnahme. Gleichzeitig ist der Tag auf der Baustelle voll. Für Büroarbeit bleibt der Abend, und das Nachfassen bei säumigen Kunden rutscht nach hinten.
Dabei zahlen die meisten Kunden nicht aus böser Absicht zu spät. Die Rechnung ist untergegangen, liegt bei der falschen Person oder wartet auf eine Freigabe. Eine kurze, freundliche Erinnerung löst die meisten Fälle.
Der richtige Zeitpunkt
| Wann | Was |
|---|---|
| 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit | Freundliche Zahlungserinnerung, ohne Vorwurf |
| etwa 1 bis 2 Wochen später | Zweite Erinnerung mit konkretem Datum |
| wieder 1 bis 2 Wochen später | Mahnung mit letzter Frist |
Wichtiger als die genauen Tage ist, dass Sie überhaupt und regelmäßig nachfassen. Wer drei Monate wartet, hat ein unangenehmeres Gespräch vor sich als jemand, der nach einer Woche kurz schreibt.
Was in die Erinnerung gehört
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- kurz, welche Arbeit es war, zum Beispiel „Malerarbeiten im Treppenhaus, Abnahme am 14.10.“
- offener Betrag und Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung mit Rechnungsnummer als Verwendungszweck
- bei Firmen: Bestell- oder Auftragsnummer, damit die Buchhaltung zuordnen kann
- ein Satz für den Fall, dass sich die Zahlung überschnitten hat
Muster: erste Erinnerung an einen Privatkunden
Betreff: Kurze Erinnerung zur Rechnung 2026-118 Guten Tag Frau Schneider, vielleicht ist es im Alltag untergegangen: Unsere Rechnung Nr. 2026-118 vom 07.10.2026 über 1.290,00 € für die Malerarbeiten im Treppenhaus war am 21.10.2026 fällig. Bei uns ist bisher noch keine Zahlung eingegangen. Wir freuen uns, wenn Sie den Betrag in den nächsten Tagen überweisen. Haben Sie Fragen zur Rechnung, antworten Sie gern einfach auf diese E-Mail. Falls sich Ihre Zahlung mit dieser Nachricht überschnitten hat, betrachten Sie sie bitte als erledigt. Freundliche Grüße Malerbetrieb Kuhn
Muster: Erinnerung an eine Firma oder Hausverwaltung
Betreff: Zahlungserinnerung: Rechnung 2026-124, Auftrag HV-5521 Guten Tag, zu unserer Rechnung Nr. 2026-124 vom 01.10.2026 über 2.380,50 € (Auftrag HV-5521, Reparatur Dachrinne Hofgebäude) liegt uns noch kein Zahlungseingang vor. Die Rechnung war am 15.10.2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 07.11.2026. Falls die Rechnung bei Ihnen nicht vorliegt, schicken wir sie gern erneut. Freundliche Grüße Dachdeckerei Brandt
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Fünf Tipps aus der Praxis
- Zahlungsziel auf die Rechnung. Ein konkretes Datum wie „zahlbar bis 21.10.2026“ wirkt besser als „14 Tage netto“.
- Rechnung sofort nach der Abnahme. Je frischer die Arbeit, desto schneller wird gezahlt.
- Freundlich, aber konkret. „Bitte überweisen Sie bis zum …“ ist höflich und trotzdem klar.
- Immer gleich vorgehen. Feste Abstände sind fair gegenüber allen Kunden und nehmen Ihnen die Entscheidung im Einzelfall ab.
- Alles aufheben. Bewahren Sie gesendete Erinnerungen auf. Falls es doch einmal ernst wird, können Sie zeigen, wann Sie was geschickt haben.
Und wenn trotzdem nicht gezahlt wird?
Bleibt auch die Mahnung ohne Antwort, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren beantragen, einen Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragen. Dazu beraten Ihre Handwerkskammer, Ihre Innung oder eine Anwältin. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Wann sollte ich an eine offene Rechnung erinnern?
Am besten wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Je länger man wartet, desto unangenehmer wird das Nachfassen.
Muss ich Privatkunden anders erinnern als Firmen?
Der Inhalt ist gleich. Bei Privatkunden hilft ein besonders freundlicher Ton. Bei Firmen schicken Sie die Erinnerung am besten an die Buchhaltung und nennen Rechnungs- und Auftragsnummer.
Darf ich Gebühren verlangen?
Für die erste Mahnung, die den Kunden erst in Verzug setzt, in der Regel nicht. Ist der Kunde bereits in Verzug, können Verzugszinsen verlangt werden (§ 288 BGB). Ist der Kunde kein Verbraucher, kann bei einer Entgeltforderung zusätzlich grundsätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangt werden (§ 288 Abs. 5 BGB); ob die Voraussetzungen vorliegen, hängt vom Einzelfall ab. Viele Betriebe verzichten bei der ersten Erinnerung bewusst darauf.