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Erst prüfen, dann schreiben
Bevor Sie nachfassen, klären Sie drei Dinge. Das dauert zwei Minuten und erspart peinliche Nachrichten.
- Ist wirklich nichts eingegangen? Schauen Sie aufs Konto, auch nach Teilzahlungen oder Überweisungen mit falschem Verwendungszweck.
- Ist die Rechnung angekommen? Richtige E-Mail-Adresse, bei Firmen die Buchhaltung statt des Ansprechpartners auf der Baustelle.
- Ist sie wirklich fällig? Steht ein Zahlungsdatum auf der Rechnung, und ist es vorbei?
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Freundlich erinnern
Die meisten Kunden zahlen nicht aus Absicht zu spät. Die Rechnung ist untergegangen oder wartet auf eine Freigabe. Eine kurze, freundliche Erinnerung wenige Tage nach Fälligkeit löst einen Großteil der Fälle.
Nennen Sie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Ihre Bankverbindung, und schreiben Sie einen Satz für den Fall, dass sich die Zahlung überschnitten hat. Fertige Texte mit Ihren Angaben erstellen Sie mit der kostenlosen Vorlage für Zahlungserinnerungen.
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Verstehen, ab wann der Kunde im Verzug ist
„Verzug“ ist wichtig, denn erst dann dürfen Sie Zinsen und Kosten verlangen. Nach § 286 BGB gerät Ihr Kunde in Verzug,
- wenn ein festes Datum vereinbart war, etwa „zahlbar bis 21.10.2026“, und es verstrichen ist, oder
- wenn Sie ihn nach Fälligkeit mahnen, oder
- spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Bei Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn auf der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde.
Tipp für die Zukunft: Schreiben Sie ein konkretes Datum auf jede Rechnung („zahlbar bis …“) statt „14 Tage netto“. Dann ist der Kunde ab dem Folgetag im Verzug, ohne dass Sie erst mahnen müssen. -
Mahnung mit klarer Frist
Kommt auf die Erinnerung nichts, folgt nach ein bis zwei Wochen eine Mahnung. Sie bleibt sachlich, nennt die offene Rechnung und setzt eine konkrete Frist, meist 7 bis 14 Tage, mit Datum.
Betreff: Mahnung zur Rechnung 2026-118 Guten Tag Frau Schneider, unsere Rechnung Nr. 2026-118 vom 07.10.2026 über 1.290,00 € ist seit dem 21.10.2026 fällig und trotz Erinnerung weiterhin offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens 18.11.2026 auf das unten genannte Konto. Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Freundliche Grüße Malerbetrieb Kuhn
Muster für die 1., 2. und letzte Mahnung finden Sie unter Mahnung schreiben. Wie viele Mahnungen es sein müssen, schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich sind eine Erinnerung und ein bis zwei Mahnungen. Heben Sie alles auf, was Sie verschickt haben.
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Was Sie zusätzlich verlangen dürfen
Ist der Kunde im Verzug, dürfen Sie nach § 288 BGB Verzugszinsen verlangen:
Kunde Zinssatz Aktuell (seit 1.7.2026) Privatperson 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz 6,52 % im Jahr Firma 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz 10,52 % im Jahr Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 % und ändert sich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Bei Firmenkunden kommt grundsätzlich eine Pauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB).
Fantasie-Mahngebühren wie „15 € pro Mahnung“ sind dagegen heikel, vor allem gegenüber Privatkunden. Ersetzt werden nur tatsächlich entstandene Kosten, und die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist in der Regel nicht erstattungsfähig.
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Mahnbescheid, Inkasso oder Anwalt
Bleibt auch die letzte Frist ohne Reaktion, haben Sie drei Wege:
- Gerichtlicher Mahnbescheid: Den beantragen Sie selbst und ohne Anwalt online unter online-mahnantrag.de. Die Gerichtsgebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung, der Kostenrechner dort zeigt den genauen Betrag. Ist die Forderung berechtigt, muss Ihr Kunde Ihnen diese Kosten erstatten. Widerspricht er nicht, beantragen Sie danach den Vollstreckungsbescheid. Widerspricht er, geht es vor Gericht weiter.
- Inkassobüro: übernimmt das Eintreiben gegen Gebühr. Seriöse Büros sind registriert, das können Sie im Rechtsdienstleistungsregister prüfen.
- Anwältin oder Anwalt: sinnvoll bei hohen Beträgen, Streit über die Leistung oder wenn der Kunde Mängel behauptet.
Meldet sich der Kunde und kann nur nicht auf einmal zahlen, ist eine Ratenzahlung oft der schnellste Weg. Halten Sie Raten, Beträge und Termine schriftlich fest.
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Die Verjährung im Blick behalten
Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus 2026 verjährt also meist mit Ablauf des 31.12.2029. Mahnungen allein halten die Verjährung nicht auf, ein zugestellter Mahnbescheid dagegen schon.
Kurz zusammengefasst
| Wann | Was |
|---|---|
| 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit | Freundliche Zahlungserinnerung |
| 1 bis 2 Wochen später | Zweite Erinnerung oder Mahnung mit Datum |
| nach Ablauf der Frist | Letzte Mahnung, Verzugszinsen berechnen |
| danach | Mahnbescheid, Inkasso oder Anwalt |
Häufige Fragen
Muss ich mahnen, bevor ich einen Mahnbescheid beantrage?
Gesetzlich ist eine Mahnung keine Voraussetzung für den Mahnbescheid. Sie ist aber fair, löst oft das Problem und kann wichtig sein, damit der Kunde überhaupt in Verzug ist und Sie Zinsen verlangen können.
Der Kunde reagiert gar nicht. Was jetzt?
Prüfen Sie, ob die Adresse stimmt, und schicken Sie die letzte Mahnung notfalls zusätzlich per Post. Kommt dann nichts, ist der Mahnbescheid meist der nächste sinnvolle Schritt.
Darf ich die Arbeit einstellen, bis bezahlt ist?
Bei laufenden Aufträgen kann ein Zurückbehaltungsrecht bestehen. Das hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich hierzu beraten, etwa von Ihrer Kammer oder Innung.
Lohnt sich ein Mahnbescheid bei kleinen Beträgen?
Auch bei kleinen Beträgen fällt eine Mindestgebühr an, die Sie zunächst vorstrecken. Ist die Forderung berechtigt, bekommen Sie sie vom Kunden erstattet. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie wahrscheinlich es ist, dass der Kunde zahlen kann.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: November 2026.