Erinnerung oder Mahnung: Was ist der Unterschied?
Rechtlich gibt es keinen. Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Mahnung. Im Alltag nennt man die erste, höfliche Nachricht „Erinnerung“ und die späteren, deutlicheren Schreiben „Mahnung“. Wie viele Mahnungen Sie schicken, schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist: eine Erinnerung, eine Mahnung, eine letzte Mahnung.
Für die erste, freundliche Nachricht gibt es unsere Vorlage für Zahlungserinnerungen. Diese Seite ist für die Schritte danach.
Das gehört in jede Mahnung
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- das ursprüngliche Fälligkeitsdatum
- eine neue, konkrete Frist mit Datum, etwa „bis zum 18.11.2026“ statt „innerhalb von 7 Tagen“
- Ihre Bankverbindung mit Rechnungsnummer als Verwendungszweck
- ein Satz für den Fall, dass sich die Zahlung überschnitten hat
Die drei Muster
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Die Muster passen für Privatkunden und Firmen. Bei Firmen schicken Sie die Mahnung am besten an die Buchhaltung und nennen zusätzlich die Bestell- oder Auftragsnummer.
1. Mahnung: sachlich, mit Frist
Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung [Nummer] Guten Tag [Name], unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € war am [Fälligkeit] fällig. Bisher konnten wir leider keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum in 10 Tagen] auf folgendes Konto: [Kontoinhaber], IBAN [IBAN], Verwendungszweck: [Nummer] Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung antworten Sie gern auf diese E-Mail. Freundliche Grüße [Ihr Name / Firma]
2. Mahnung: deutlicher, mit Gesprächsangebot
Betreff: 2. Mahnung zur Rechnung [Nummer] Guten Tag [Name], trotz unserer Mahnung vom [Datum der 1. Mahnung] ist die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € weiterhin offen. Wir bitten Sie, den Betrag nun bis spätestens [Datum in 7 Tagen] zu überweisen: [Kontoinhaber], IBAN [IBAN], Verwendungszweck: [Nummer] Wenn es einen Grund für die Verzögerung gibt, etwa eine Frage zur Leistung, melden Sie sich bitte kurz bei uns. Gemeinsam finden wir eine Lösung, auch eine Ratenzahlung ist möglich. Freundliche Grüße [Ihr Name / Firma]
Letzte Mahnung: mit Verzugszinsen und Ankündigung
Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung [Nummer] Guten Tag [Name], die Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] € ist seit dem [Fälligkeit] fällig. Auf unsere Mahnungen vom [Datum] und [Datum] haben wir keine Zahlung erhalten. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den Betrag zuzüglich Verzugszinsen in Höhe von [Zinsbetrag] €, insgesamt [Gesamtbetrag] €, bis zum [Datum in 7 Tagen] zu überweisen: [Kontoinhaber], IBAN [IBAN], Verwendungszweck: [Nummer] Geht bis zu diesem Datum keine Zahlung ein, werden wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten. Freundliche Grüße [Ihr Name / Firma]
Welche Fristen sind üblich?
| Schreiben | Wann | Frist |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit | ohne feste Frist oder 7 Tage |
| 1. Mahnung | 1 bis 2 Wochen später | 7 bis 14 Tage |
| 2. Mahnung | nach Ablauf der Frist | 7 Tage |
| Letzte Mahnung | nach Ablauf der Frist | 7 Tage |
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Pauschale „Mahngebühren“ wie 5 oder 15 Euro pro Schreiben sind heikel, besonders bei Privatkunden. Erstattungsfähig sind nur tatsächlich entstandene Kosten, also etwa Porto, und auch die erst, wenn der Kunde schon im Verzug war. Die erste Mahnung, die den Verzug oft erst auslöst, zählt in der Regel nicht.
Was Sie im Verzug verlangen dürfen:
- Verzugszinsen: bei Privatkunden 5 Prozentpunkte, bei Firmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Seit 1.7.2026 sind das 6,52 % bzw. 10,52 % im Jahr.
- 40 Euro Pauschale, aber nur gegenüber Firmen (§ 288 Abs. 5 BGB).
Beispiel: 1.290 € offen, Privatkunde, 30 Tage im Verzug: 1.290 € × 6,52 % × 30 / 365 ≈ 6,91 € Zinsen.
Wann genau ein Kunde im Verzug ist und was nach der letzten Mahnung kommt, steht Schritt für Schritt unter Kunde zahlt nicht – was tun?
Fünf Fehler, die Mahnungen schwächen
- Keine konkrete Frist. „Bitte zahlen Sie zeitnah“ lädt zum Weiterwarten ein.
- Zu lange warten. Wer erst nach drei Monaten mahnt, signalisiert, dass es nicht eilt.
- Vorwürfe und Großbuchstaben. Sachlich bleiben, auch in der letzten Mahnung.
- Falsche Zahlen. Prüfen Sie vorher Teilzahlungen und Gutschriften.
- Nichts aufheben. Speichern Sie jede Mahnung mit Datum. Im Ernstfall brauchen Sie den Nachweis.
Häufige Fragen
Muss eine Mahnung per Post kommen?
Nein. Eine Mahnung per E-Mail ist wirksam. Bei der letzten Mahnung kann ein zusätzlicher Brief sinnvoll sein, falls Zweifel bestehen, ob die E-Mail angekommen ist.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Gesetzlich keine bestimmte Anzahl. Eine Mahnung genügt, um den Verzug auszulösen, falls er nicht schon durch ein festes Zahlungsdatum eingetreten ist. Mehrere Schreiben sind üblich und fair, aber keine Pflicht.
Darf ich in der Mahnung mit Inkasso drohen?
Sie dürfen ankündigen, welche Schritte Sie als Nächstes gehen, etwa einen Mahnbescheid oder die Übergabe an ein Inkassobüro. Kündigen Sie aber nur an, was Sie tatsächlich vorhaben.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: November 2026.